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10 Plataformas digitales para Mejorar tu productividad

¿Alguna vez te has propuesto no distraerte durante el trabajo y no ver videos de gatitos en redes sociales? Te confieso algo: yo sí (¡ups!)… Lo sé, a veces es difícil enfocarse en el trabajo y no distraerse. Para algunos, esto se vuelve una tarea especialmente complicada cuando te dedicas al freelancing, al community management o en general, a las redes y las ventas online. Por ello, personas con el maravilloso talento de la organización y la concentración, han creado y compartido, plataformas que tienen la función de llevar nuestras agendas y actividades a un mejor ritmo para incrementar la productividad y no morir en el intento.

“¿Por qué necesitaría alguna de estas plataformas?”

Antes de que me digas que estás mejor así y que mejor seguirás haciendo las cosas igual, déjame decirte que yo también en un principio me encontraba algo escéptica sobre las ventajas de las plataformas de productividad. Y aunque sigo sin ser una experta en todas ellas, estas son algunas que nos han ayudado a mí, a mi equipo y a miles de personas alrededor del mundo a ser más ordenadas y a tener una mejor logística, ¡así que vamos a ello!

Organización de tareas y equipos

1. ClickUp

ClickUp es la plataforma que actualmente utilizamos dentro de Rocket Publicidad. No te voy a mentir, nos costó un poco adaptarnos a ella (no es muy user-friendly si estás empezando con plataformas de productividad) pero en realidad, es una de las más completas en el mercado junto con Monday.com.

Aquí, puedes hacer de todo: gestión de negocios y startups (para aquellos emprendedores), delegar tareas, fijar metas y plazos, subir archivos y documentos importantes, chatear con tu equipo, rastrear el tiempo que te toma hacer tus actividades del día, automatizar tareas y hasta importar otras aplicaciones a tu plataforma de ClickUp como Dropbox, Google Drive, YouTube y muchas más.

Una de las ventajas de esta plataforma es que puedes utilizarla de forma libre y sin ninguna restricción de tiempo, pero ojo, solo tendrás disponibles algunas de las funciones y 100 MB de almacenamiento, lo cual funciona bastante bien para aquellos que van empezando (a este sistema también se le llama Pay as you go). Por otro lado, ClickUp ofrece varios tipos de planes que se pagan por cada miembro del equipo que utilice la plataforma a un precio muy razonable.

2. Trello

Al igual que ClickUp, Trello es una plataforma de gestión de tareas y equipos. Su función principal es medir la productividad y los avances de tu equipo, lo cual es realmente útil para aquellos que decidan emprender junto a ti. Además, este es el software que compañías grandes como Google, Costco, Fender y otras utilizan para la gestión de proyectos.

Lo interesante aquí es que, a diferencia de otras plataformas, Trello es peculiarmente reconocido por ser tan visual, utilizando un estilo Kanban. “¿Y qué rayos es Kanban?” aquí te respondo: Es una método visual por el cual se controlan las tareas a través de la división de fases hasta el final. Su origen se remonta a Japón y más específicamente, cuando se aplicó por primera vez para sistematizar los procesos de fabricación de coches en Toyota. Interesante, ¿no?

Así que si este sistema sirve para construir cientos de coches en una compañía de miles de empleados, seguramente servirá para casi cualquier proyecto que te propongas, especialmente si lo que buscas es una plataforma más amigable con el usuario.

Conferencias y videollamadas

3. Google Meet

Esta es sin duda una excelente alternativa a Zoom o al clásico Skype. Al igual que éstas últimas, tiene un plan freemium, o sea, que puedes realizar llamadas de hasta una hora con grupos y usar las funciones básicas como: programar reuniones y grabarlas, compartir pantalla, etc.

La ventaja aquí es que al conseguir la versión de paga, obtienes varias funciones muy útiles para dar pláticas, cursos y/o webinars online, tales como sesiones separadas, encuestas, transmisiones en vivo, reducción de ruido y duración máxima de llamadas.

Si te dedicas a la enseñanza en cierto grado, a la psicología, al mentoring u ofreces consultorías y/o pláticas de cualquier tipo, esta es una herramienta bastante fácil de usar y bastante económica.

Almacenamiento de archivos

4. Dropbox

Dropbox funciona como un servidor para almacenamiento de archivos multiplataforma en la nube. Esto permite que los usuarios alojen y sincronicen archivos en línea desde diferentes dispositivos. Actualmente, ésta es una de las plataformas de almacenamiento en línea más populares del mundo, contando con 500 millones de usuarios registrados alrededor de todo el mundo.

Uno de los beneficios de esta plataforma es que en el momento en que decides registrarte, obtienes inmediatamente 2 GB de espacio completamente gratuitos. En cambio, si optas por la opción de pago, se te proporcionan 2 TB de espacio, que puede almacenar múltiples copias de seguridad de tu disco duro.

Dropbox también es fácil de usar, seguro, es accesible desde casi cualquier dispositivo, y cuenta con dos cualidades estupendas: la recuperación de archivos y la capacidad de poder trabajar sin conexión a internet, cualidades que son estupendas para cuando te encuentras en alguna situación inesperada como un corte de electricidad o cuando borras algún archivo por accidente.

5. Google Drive

Otra de mis favoritas personales. Al igual que Dropbox, Google Drive es una plataforma que permite resguardar documentos, archivos e información en la nube, permitiendo a los usuarios acceder a éstos desde cualquier dispositivo, ya sea una computadora de escritorio, un celular móvil o incluso a una tablet.

Uno de los beneficios de esta plataforma es que en el momento en que decides registrarte, obtienes inmediatamente 2 GB de espacio completamente gratuitos. En cambio, si optas por la opción de pago, se te proporcionan 2 TB de espacio, que puede almacenar múltiples copias de seguridad de tu disco duro.

Dropbox también es fácil de usar, seguro, es accesible desde casi cualquier dispositivo, y cuenta con dos cualidades estupendas: la recuperación de archivos y la capacidad de poder trabajar sin conexión a internet, cualidades que son estupendas para cuando te encuentras en alguna situación inesperada como un corte de electricidad o cuando borras algún archivo por accidente.

Plataformas para mejorar tu concentración

6. Técnica Pomodoro

Si nunca has oído hablar de esta técnica de concentración y productividad, no te preocupes, aquí te voy a platicar un poco más sobre cómo funciona. En sí, es un método de estudio y trabajo que se basa en utilizar un temporizador para dividir el tiempo en intervalos fijos, llamados pomodoros.

Por lo general, éstos suelen durar entre 25 – 30 minutos, en los cuales deberás concentrarte y cumplir tus tareas. Después de pasado el tiempo, tu “recompensa” serán 5 minutos de descanso. Así mismo, estas pausas pueden ser alargadas cada cuatro pomodoros si así lo deseas.

Si eres alguien que suele procrastinar, distraerse o que simplemente no le gusta estar sentado todo el día en un escritorio, la Técnica Pomodoro es ideal para despejarte, ir por un vaso de agua o snack e incluso pararte unos minutos de la silla y estirar el cuerpo.

Hay diversas maneras de hacer esta técnica. De igual manera, Apple Store y Play Store cuentan con diversas apps para implementar el método a mayor profundidad. Algunas de éstas son Focus To-Do, PomoDone y Paymo Pomodoro.

Te daré un tip: solo necesitas un temporizador para empezar a aplicar lo más básico de la Técnica Pomodoro. Simplemente puedes tomar tu celular y contar los pomodoros o incluso, buscar videos en YouTube que incluyan música para ayudarte a concentrarte mejor. Aquí también te dejo un ejemplo de estos videos:

7. Productivity Owl

Ahora, si lo que buscas es algo que sea más “estricto” que la técnica anterior, puede que esta extensión de Google sea la solución, ya que puedes programarla para que literalmente te fuerce a ser más productivo. Aquí, lo interesante es que puedes utilizarla para crear cero distracciones.

Es simple: una vez activada, la animación de un búho te seguirá a todos los sitios por los que navegues. En caso de que te encuentres en una pestaña con un sitio que no te permita ser productivo, el ave te mostrará en pantalla un contador con tiempo limitado antes de que ésta cierre la pestaña por completo.

Con este pequeño pero poderoso búho puedes programar qué páginas están “prohibidas” en tiempo laboral, horarios, hacer excepciones (y no hacerlas también). Además, cuenta con un inusual “sistema de recompensa” en el cual puedes ganar el “respeto” del búho a medida que uses más la extensión y te distraigas menos. Incluso, el desactivar la extensión puede afectar gravemente a tu puntaje de respeto. Qué cualidad tan chistosa, ¿no?

Programa y agenda contenido en redes sociales

8. GAIN

La manera en que subimos contenido nunca volvió a ser la misma desde que empezamos a utilizar la plataforma en Rocket. Se agilizaron los tiempos, nuestros procesos mejoraron y ya no tenemos que preocuparnos por retrasos en la comunicación con los clientes ni por publicar con-tenido a distintas horas todos los días.

A diferencia de varias aplicaciones programadoras de contenido, Gain es una plataforma sumamente amigable e intuitiva para aquellos que tengan por objetivo subir contenido de manera constante o para aquellos que se dediquen al community management, a la creación de contenido y/o al freelancing y, que actualmente manejen múltiples cuentas en distintas redes sociales.

Con Gain, puedes crear distintos perfiles para diferentes clientes y gracias a que esta plataforma permite diseñar y ordenar flujos de aprobación, puedes coordinar de manera efectiva con tu equipo de trabajo y clientes la forma en que el contenido se publica, tanto textos como gráficos. Además, todos los usuarios tienen la posibilidad de solicitar cambios y tareas a otros miembros del equipo de trabajo, lo cual concentra la comunicación entre todos los involucrados.

Así mismo, la plataforma puede mostrar distintas maneras en que el contenido se presenta a los clientes (en forma de listado, calendario o galería) y modificar el estatus de las publicaciones (borradores, pendientes, revisión, completo, etc). Una vez que el contenido esté aprobado por todos los miembros necesarios, la plataforma publicará de manera automática el contenido a la hora que lo programes. La única desventaja: no subirá tus historias de Instagram. O sea, deberás subirlas de manera manual.

Seguridad y protección de contraseñas

9. Lastpass

A veces, puede ser difícil mantener el control de todas las contraseñas y perfiles que creamos en diferentes redes. Por ello, Last Pass es una de las plataformas más seguras que hay. Si no estás muy familiarizado con ella, básicamente es un gestor de contraseñas freemium, en otras palabras, algunas cualidades serán gratis y otras no. Pero, ¿de qué manera protege las contraseñas?

LastPass toma la información (contraseñas, notas e información bancaria) y la encripta. Después, resguardará todo en una bóveda digital que te permitirá ingresar plataformas de manera instantánea en diferentes sitios. También, tiene la posibilidad de sincronizarse a distintos dispositivos y si tú lo deseas, podrás compartir tu información de manera confidencial con los contactos que desees invitar a ingresar a tus cuentas.

En lo particular, esta plataforma es perfecta para aquellos que tengan un equipo detrás de un proyecto y todos necesiten acceder a las mismas cuentas e información. Sin embargo, es tan segura que te aconsejaría no perder la contraseña de tu LastPass – ¡es muy difícil de recuperar!

Ventas y atención al cliente

10. DRIFT

Esta se trata de una de las primeras plataformas de marketing conversacional que brinda una opción de chat para hablar con los usuarios que visitan tu sitio web y convertirlos en leads reales. En vez de ofrecer un formulario, puedes tener una conversación en tiempo real que generará una mejor experiencia de compra.

Además, con Drift es posible segmentar y convertir de forma automática el tráfico web de clientes potenciales, acelerando el proceso de venta.

Si lo que buscas es poder ver una imagen completa de tu información de ventas, incrementar el compromiso entre marca-clientes y mejorar tus prácticas con respecto a las ventas en general, seguramente Drift es una buena opción para ti.

Tabla comparativa de plataformas

Estas son simplemente algunas de las miles de aplicaciones y plataformas que puedes utilizar para mejorar tu productividad y la de tu equipo. En el listado puede que se encuentren diferentes opciones pero a fin de cuenta, tú eres el que decide qué plataformas te convienen más para tu empresa y/o para tu equipo de trabajo. Hay hasta algunas que pueden personalizarse para ajustarse a tus necesidades y algunas otras dejarán que las pruebes por un periodo gratis; solo es cuestión de intentar y probar cuantas plataformas necesites.

Alejandra Juárez

Ejecutiva de cuenta con experiencia en creación de contenido en tendencia para el crecimiento sostenido de negocios. Licenciada en Comunicación y aspirante a todóloga. Amante de la lectura y las series animadas. Su autor favorito es Arturo Pérez-Reverte.